Les outils de l'auditeur interne : La FRAP et sa mise en œuvre.

 

La FRAP (Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes) est un outil utilisé en audit interne pour identifier les problèmes et proposer des recommandations pratiques aux gestionnaires. Elle est utilisée pour communiquer les résultats d'une mission d'audit et établir les plans d'action pour apporter des solutions. Voici un cas pratique que tu peux utiliser pour illustrer la mise en œuvre de la FRAP et la priorisation des problèmes.

 

                                Cas pratique :

 

L’entreprise  Je suis Contrôleur De Gestion, un fabricant de climatiseurs, vient de subir une perte importante en raison d'un retard dans la livraison de sa matière première. L'entreprise a commencé à mener une enquête interne et pour assurer une analyse complète, elle a engagé un cabinet d'audit interne pour examiner la situation.

 

La mission de l'audit interne consistait à évaluer la fiabilité des processus de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise   Je suis Contrôleur De Gestion et à identifier les problèmes de manière à ce que l'entreprise puisse prendre des mesures pour remédier à la situation. Après les audits, voici les principales conclusions :

- Les processus d'achat :

•  Problème A : Les contrats de fourniture étaient dépassés.
•  Problème B : Les termes des contrats n’étaient pas clairs, ni rigoureusement respectés.
•  Problème C : Il y avait une faible surveillance des contrats de fourniture, ce qui entraînait des dépassements de budgets sur les achats de matières premières.

 

- Les processus de fabrication :

•  Problème D : Les processus internes de l’entreprise étaient en désordre.
•  Problème E : Les données relatives à l'inventaire étaient mal tenues et ne correspondaient pas à la réalité, conduisant à des erreurs lors de la planification de la production.

 

- Les processus de livraison :

•  Problème F : Les délais de livraison n'étaient pas précis et la communication avec les clients n'était pas adéquate, entraînant la perte de clientèle.

Après avoir identifié ces problèmes, il était important de les prioriser pour la mise en œuvre effective des solutions. Pour cela, plusieurs outils de priorisation peuvent être utilisés, tels que la matrice d'impact/urgence ou la matrice de rentabilité. Dans ce cas, la matrice d'impact/urgence a été choisie.

Matrice d'impact/urgence : ( matrice en image )

La matrice montre que les problèmes identifiés sont classés en fonction de leur impact et de leur niveau d'urgence. Ainsi, le problème A (processus d'achat) est le plus urgent et a l'impact le plus élevé, donc il doit être traité en premier. Le problème F (processus de livraison) est le moins urgent et a l'impact le moins élevé, donc il peut être traité en dernier.

 

À partir de cette matrice, une FRAP a été développée pour chaque problème identifié. Pour le problème A (processus d'achat), la FRAP comprenait des recommandations telles que la mise en place d’un système de suivi des contrats de fourniture et d’une procédure d'alerte en cas de dépassement de budget. Pour le problème F (processus de livraison), la FRAP comprenait des recommandations tels que la mise en place d’un système de suivi des délais de livraison et améliorer la communication avec les clients pour éviter les pertes de clients et de revenus.

 

La Feuille de Révélation et d'Analyse du Problème : la FRAP (FRAP en image)

En conclusion, la FRAP permet d'identifier les principaux problèmes et de fournir des recommandations pratiques pour les résoudre. La priorisation des problèmes est également un élément clé pour assurer une mise en œuvre efficace des solutions, et des outils tels que la matrice d'impact/urgence peuvent être utilisés pour cela.